تسهیل در فرایند مکاتبات کمیسیون ماده 77

931/00 1400/10/01 پیشنهاد 55 امتیاز کار گروه

میانگین امتیاز کاربران 0

افزودن به علاقه مندی 0

بازدیدکنندگان 5

دیدگاه ها 0

همرسانی 0

جزییات پیشنهاد

درخت دانش :

شرح وضعیّـت و مشکـــل فعلــــی :

مکاتبات آرای کمیسیون ماده 77 پس از امضا توسط اعضای کمیسیون، تحویل تایپیست کمیسیون می شود آرای مربوطه هرکدام دارای سه نسخه می باشد که توسط تایپ کننده در ورد تایپ شده و پس از ذخیره سازی پرینت گرفته و برای امضای نهایی تحویا اعضای کمیسیون می شود. عمدتا مفاد هر رای شامل متن و دو مبلغ می باشد که هرکدام از مبالغ به صورت رقم و حرف در رای مربوطه در سه نسخه تایپ می شود. باتوجه به شرح فوق هر تایپیست برای تایپ هر رای نیاز به حداقل 10 دقیقه زمان دارد که در هر جلسه امکان تایپ حداکثر 5 رای وجود دارد. این فرایند علاوه بر زمان بر بودن دارای خطای انسانی بسیاری نیز می باشد. از طرفی زمان طی فرایند یک پرونده در کمیسیون با تاخیر مواجه می شد.

وضعیت پیشنهادی :

ابتدا همه متغیرهای یک رای در اکسل وارد و ذخیره می شود (آرشیو بهینه) سپس متغیرهای وارد شده در اکسل، از طریق mail merge به طور خودکار و با چند کلیک به ورد منتقل و با نام صاحب پرونده در سه نسخه به صورت خودکار ذخیره می شود. لازم به ذکر است از طریق برنامه نویسی در اکسل، ارقام به طور خودکار به حروف تبدیل می شود و همچنین نام ذخیره ورد به طور خودکار انتخاب می شود و نیاز به تایپ دستی نیست. با پیاده سازی این روش، فرایند بهینه شده تایپ هر رای از 10 دقیقه به دو دقیقه کاهش و تعداد پرونده های مطروحه در هر جلسه کمیسیون از 5 به 15 عدد افزایش می یابد. (دو جلسه در هفته) میزان خطای انسانی در استفاده از این روش نزدیک به صفر است و در نتیجه طی فرایند طولانی یک پرونده در کمیسیون ماده 77 کاهش می یابد و باعث رضایتمندی اربابان رجوع می شود. شناسایی مشکل، کشف راهکار و پیاده سازی آن حاصل ساعتها بررسی منابع مختلف (به زبان فارسی و انگلیسی) است. ضمناً کارایی این روش در بهبود بخشیدن سرعت و دقت مکاتبات کمیسیون ماده 77 توسط دبیر محترم کمیسیون آقای حمید ابویی قابل استعلام می باشد. در پایان لازم به ذکر است این پیشنهاد قبلا آزمایش و نتایج مثبت آن حاصل شده است.

معایب وضعیت پیشنهادی :

همرسانی

دیدگاه ها